Der Schlüssel zur modernen Optimierung: in ERP investieren statt in Maschinen!

Es führt kein Weg mehr vorbei an einem ausbaufähigen, breit aufgestellten ERP-System, das mit den wachsenden Anforderungen und Regulatorien mithalten kann und für Unternehmen vom Einkauf bis hin zum After-Sales echten Mehrwert stiftet. Warum das so ist, erklären Denis Fleury und Lionel Rich von proAlpha, die beim ERP-Anbieter zuständig sind für die Suisse Romande und Frankreich.

Von Eugen Albisser, Chefredaktor Digital

Wo könnte man besser über Mikrotechnik sprechen als dort, wo sich die Branche ohnehin trifft: auf der Fachmesse EPHJ in Genf, dem Mekka der Hersteller und Zulieferer von Mikroteilen für die Uhrenindustrie. Doch über ERP-Systeme im Zusammenhang mit Mikrotechnik zu sprechen, hat seine Tücken. Denn nicht nur der Mikrotechnik-Branche brennen einige Themen unter den Nägeln und so kommt man schnell zu aktuellen Herausforderungen, die fast alle Branchen betreffen: Wie kann künstliche Intelligenz in ERP-Systemen den Anwender noch besser unterstützen? Warum kann es ein Fehler sein, in zu kleine ERP-Lösungen zu investieren, die schnell an ihre Grenzen stossen? Und nicht zuletzt: Warum gibt es immer noch Unternehmen, die zuerst in Maschinen investieren und nicht in ein ausgeklügeltes ERP-System, das für die Produktivität genauso wichtig sein kann wie eine zusätzliche Maschine?

Fragen über Fragen, die nicht nur die Mikrotechnik-Branche betreffen, sondern alle. Doch zunächst zur Mikrotechnik.

Wir befinden uns auf einer Messe für die Mikrotechnologien. Mit welchen Bedürfnissen kommen die Besucher zu proAlpha?

Lionel Rich: Zuerst einmal muss man sagen, dass jede Firma andere Bedürfnisse hat. Aber grundsätzlich ist sicher die Produktionsplanung ein wichtiges Thema, denn hier liegt noch viel Potenzial. Und die ERP-Systeme werden immer besser, genauer und berechnen immer mehr Faktoren.

Unsere Kunst als Mitarbeitende von proAlpha besteht aber natürlich darin, herauszufinden, welche Bedürfnisse eine Firma tatsächlich hat und danach werden wir deren ERP ausrichten. Eine Stärke von proAlpha ist aber sicher das Kernthema Produktionsplanung. Also etwas, das die Uhrenindustrie und all die Hersteller von Mikrotechnik-Bauteilen dringend brauchen, aber wohl auch die meisten anderen Branchen. Wir können mit unserem ERP viele verschiedene Ressourcen konfigurieren wie Menschen, Maschinen, Werkzeuge und spezielle Lizenzen für die Produktion. All das kann man dem System übergeben und so die Produktion bis auf die Minute genau planen.

Auf die Minute genau planen: das hört sich bereits nach extremer Tiefe an. Steigen alle direkt so ein?

Lionel Rich: Nein, das wäre wohl übertrieben. Den meisten genügt zu Beginn eine Grobplanung, die ihnen eine Übersicht gibt.

Wie muss ich mir eine solche Grobplanung vorstellen? Was ist der Unterschied zur Feinplanung?

Denis Fleury: Das kann zum Beispiel nur ein Teil auf einer Stückliste sein oder es werden nur wenige Faktoren abgefragt und im System geführt. Grobplanung bedeutet in diesem Fall, dass man mit den wichtigsten Grunddaten arbeitet und damit eben zum Beispiel den Liefertermin berechnet – und zwar ohne Berücksichtigung anderer Faktoren. Dazu zählen etwa Ressourcen wie Mitarbeiter, aber auch Maschinen, Werkzeuge, Wartungszeiten, Verfügbarkeit von Rohstoffen, Zuverlässigkeit von Lieferketten und viele mehr. Mit jedem Faktor kann der Liefertermin präziser berechnet, Verzögerungen ausgeschlossen und die komplette Produktion besser gesteuert werden.

Besser mit einem skalierbaren ERP einsteigen

Man muss nicht viel über das Thema wissen, um zu erkennen, dass ein ERP-System mit vielen erweiterbaren Funktionen hier Vorteile bieten kann, um bei Bedarf eine immer genauere Planung zu erreichen.

Denis Fleury: Das würde ich exakt so unterschreiben und nicht nur, weil proAlpha genau diese funktionale Tiefe und Breite anbieten kann. Ich sehe oft, dass Firmen sich von Excel gelöst und in einem ersten Schritt in ein einfaches ERP investiert haben. Doch diese Systeme haben oft nicht die Ressourcen, um die Tools beständig auszubauen und auf die steigenden Bedürfnisse und neue Regulatorik zuzuschneiden. Man stösst also schnell an Grenzen. Ich rate daher, lieber klein einzusteigen, aber mit einem Tool, das skalierbar ist und wo ein Experten-Team dahintersteht, das sich mit den aktuellen Themen und Technologien beschäftigt.

Könnte aber ein gewisser Respekt vor umfangreichen Tools wie dem von proAlpha vorhanden sein?

Denis Fleury: Das ist möglich, aber letztlich unbegründet, vor allem wenn man die zahlreichen Vorteile betrachtet. Natürlich kann man Unternehmen mit der Bereitstellung einer Art Quickstart-System noch mehr entgegenkommen. Ein solches Paket könnte schnell implementiert werden, sodass die grundlegende Infrastruktur innerhalb kürzester Zeit steht und die Anwender sofort mit dem System produktiv arbeiten können.

Besser mit einem skalierbaren ERP einsteigen

Man muss nicht viel über das Thema wissen, um zu erkennen, dass ein ERP-System mit vielen erweiterbaren Funktionen hier Vorteile bieten kann, um bei Bedarf eine immer genauere Planung zu erreichen.

Könnte aber ein gewisser Respekt vor umfangreichen Tools wie dem von proAlpha vorhanden sein?

«KI spielt bei proAlpha schon heute eine entscheidende Rolle»

Wenn wir über die aktuellen Grenzen sprechen, die manche ERPs haben und die Unternehmen einschränken, müssen wir auch über KI reden. Es wird eine klare Unterscheidung geben zwischen Anbietern, die KI-Funktionalitäten integrieren und denen, die es nicht können.

Lionel Rich: Das ist ein entscheidender Punkt. Ein ERP-System ist das Rückgrat einer Firma. Es digitalisiert und optimiert viele Prozesse, die sonst teuer wären. Mit KI wird diese Optimierung noch erheblich erweitert werden können. proAlpha hat massiv in KI investiert und wir setzen diese bereits konkret ein, um grosse Datenmengen zu analysieren. Mit der Integration von proAlpha Connected AI als ERP-Standardmodul lassen sich etwa zentrale Lagerkennzahlen durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz optimieren. So gehören Engpässe in der Materialbeschaffung, übermässig hohe Lagerbestände und eine ineffiziente Priorisierung von Materialien der Vergangenheit an. Das hilft unseren Kunden, jeden Tag bessere Entscheidungen zu treffen. KI spielt demnach schon heute eine entscheidende Rolle und wird in Zukunft noch wichtiger werden.

Können Sie hier ein weiteres Beispiel geben, das man vielleicht so nicht kennt?

Lionel Rich: Nehmen wir das Cash-Management und die Frage: Wie kann ich mehr Liquidität für die Firma haben, anstatt dass mein Kapital in laufenden Projekten oder in der Produktion gebunden ist? KI kann solche Daten problemlos analysieren und die Planung in die gewünschte Richtung steuern.

Wir haben die Möglichkeit, spezifische Aspekte zu vergleichen und sofort zu sehen, ob es sinnvoll ist, ein Lieferdatum einzuhalten oder eine kleine Verspätung in Kauf zu nehmen. Ausserdem können präzise Antworten darauf gegeben werden, ob das Lager klein gehalten werden sollte. Mit solchen Entscheidungshilfen können unsere Kunden besser planen und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

«KI spielt bei proAlpha schon heute eine entscheidende Rolle»

Können Sie hier ein weiteres Beispiel geben, das man vielleicht so nicht kennt?

«Hey, das kannst du besser machen»

Wir haben ein Thema bislang nur angerissen, das zeigt, warum ein skalierbares, tiefgreifendes und umfangreiches ERP für die Zukunft immer wichtiger wird: neue Regulierungen. Nehmen wir zum Beispiel die Vorschriften zur Nachhaltigkeit. Mit Excel-Tabellen stösst man schnell an Grenzen, ebenso mit kleinen ERP-Systemen, die den ökologischen Fussabdruck nicht darstellen oder Lieferketten nicht analysieren können.

Denis Fleury: Die Firmen und die Industrie stehen zunehmend vor diesen Herausforderungen und müssen darauf reagieren. Mit neuen Regelungen in Europa, wie etwa dem Green Deal – einem verbindlichen Emissionsreduktionsziel für 2030 – wird es immer notwendiger, ein System zu haben, das darauf reagieren und Prozesse anpassen kann.

In ein paar Jahren wird möglicherweise jede Firma ungeachtet ihrer Grösse gesetzlich oder institutionell verpflichtet sein, gesetzliche Nachhaltigkeitsregularien zu erfüllen, um ihre Produkte überhaupt noch vertreiben zu können. Ohne ein entsprechendes ERP-System wird das nicht mehr möglich sein.

Es gibt Firmen, die dennoch lieber in die Vergrösserung oder Verbesserung ihres Maschinenparks investieren.

Lionel Rich: Das ist tatsächlich so – aber mit einem ERP-System würde sich vielleicht zeigen, dass hierfür gar keine Notwendigkeit besteht. Ich gebe gerne ein Beispiel: Ein Unternehmer erhält einen Auftrag von über einer halben Million Franken, um Teile zu produzieren. Er richtet die Maschinen ein und lässt sie ununterbrochen laufen, überlegt aber, noch eine Maschine zu kaufen, um Ressourcen für weitere Aufträge bereitzuhalten. Doch ein Blick ins ERP-System hätte ihm gezeigt, dass die Aufteilung in kleinere Aufträge ihm ermöglicht hätte, wesentlich produktiver zu sein, indem er andere Aufträge optimal einschieben könnte. Da kommt auch die KI ins Spiel, die sich an der Stelle einschaltet und darauf hinweist und sagt: «Hey, das kannst du besser machen.»

Also lautet Ihr Ratschlag: Lieber in ein ERP-System investieren als in eine Maschine?

Denis Fleury: Es gibt tatsächlich immer noch viele Unternehmen, die hauptsächlich in Maschinen investieren, aber heutzutage ist ein ERP-System genauso wichtig für die Produktivität wie eine zusätzliche Maschine. Oder anders gesagt: Ein ERP-System als «Maschine» zu sehen, ist grundsätzlich nicht falsch.

Sie werden übrigens etwas Erstaunliches feststellen, sobald sie ein mächtiges Tool wie ein ERP implementieren: Dann ändert sich nämlich die gesamte Organisation. Das System macht die Firma deutlich leistungsfähiger. Jeder kann schnellere und bessere Entscheidungen treffen – und das macht Mitarbeitende definitiv glücklicher.

Das ist auch ein Grund, warum viele, die zuerst nur wenige Module unseres ERP einführen, es meistens weiter ausbauen; denn ein System, das derart wertvolle Dienste leistet, lässt man nicht auf halbem Wege stehen.